Als gevolg van de al langer geldende Nederlandse privacywetgeving WBP en de in mei 2018 in werking getreden uitbreiding hierop, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is ook tafeltennisvereniging ZeTa verplicht aan deze wetgeving te voldoen. Eén van de verplichte onderdelen hieruit is het publiceren (en het hiernaar handelen) van een privacyverklaring. Deze pagina is hier volledig aan gewijd.

TTV ZeTa hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. TTV ZeTa houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en typen persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TTV ZeTa zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

ZeTA verwerkt alleen persoonsgegevens die zij nodig heeft om haar leden te kunnen laten doen waarvoor zij lid zijn geworden van onze vereniging: tafeltennissen. De gegevens die wij in bezit hebben van onze leden – en van ouders en/of verzorgers van onze jeugdleden – stellen wij nooit ter beschikking aan commerciele partijen.

Dit privacybeleid is geheel van toepassing op alle activiteiten, services en dienstverlening van tafeltennisvereniging ZeTa, ook op haar reclame- en publicatiemedium de website https://www.ttv-zeta.nl. Ingangsdatum voor de geldigheid van dit beleid is 1 juni 2018. Met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

Ons privacybeleid beschrijft welke gegevens van u door ons worden verzameld, waarvoor deze gegevens worden gebruikt, met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens met welke derden eventueel worden gedeeld. Ook leggen wij uit op welke wijze wij gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Indien u vragen heeft over ons privacybeleid, kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. De contactgegevens staan op deze pagina gepubliceerd.

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door tafeltennisvereniging TTV ZeTa verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden (ledenadministratie, contributieheffing);
• Verenigingsdoeleinden (mogelijke vrijwilligerstaken);
• Informatieverstrekking;
• Communicatie over evenementen, bijeenkomsten en/of ledenvergaderingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV ZeTa de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Mobiel) Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum/plaats;
• Kopie ID (t.b.v. KvK registratie bestuursleden);
• Geslacht;
• Adresgegevens
• Gegevens m.b.t. lidmaatschap/clubkleding
• Expertise/school
• IBAN/bankgegevens
• VOG (bestuursleden, vrijwilligers).

Uw persoonsgegevens worden door TTV ZeTa opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Persoonsgegevens van klanten, sponsors of leveranciers worden door TTV ZeTa verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;
• De sponsor-overeenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV ZeTa de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• IBAN/bankgegevens;
• (Zakelijk) Adresgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door TTV ZeTa opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door TTV ZeTa verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het versturen van berichten van derden, zoals aankondigingen van andere verenigingen.
• Het laten verzorgen van de competitie-uitslagen in de openbare competitiemodule van NAS/TTapp door de NTTB.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Toestemmingsformulier;
• Lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV ZeTa de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.
• NTTB bondsnummer (alleen bij NAS/TTApp)

Uw persoonsgegevens worden door TTV ZeTa opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is en/of de toestemming niet is ingetrokken.

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een website wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijk wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. Wij kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze website, en welke pagina’s, door bezoekers worden bekeken.

Toestemming voor deze cookies is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Helpfunctie van uw browser.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de al eerder beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Onze website kan links naar andere websites bevatten. Dit privacyreglement is alleen van toepassing op de website van TTV ZeTa. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. Wij raden u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring te raadplegen.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens TTV ZeTa van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We anonimiseren persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze bestuurders en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Op grond van de geldende Nederlandse en Europeese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Hieronder leggen wij uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

U heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wij behouden ons het recht om onze privacyverklaring te allen tijde aan te passen om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. Wij raden u dan ook aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

Teneinde er zeker van te kunnen zijn dat de gepubliceerde versie van onze privacyverklaring de meest recente is, houden wij in onderstaande revisietabel bij welke wijzigingen zijn doorgevoerd sinds de eerst gepubliceerde versie.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Indien u naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen of opmerkingen heeft of ons wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Tafeltennisvereniging ZeTa
Kwarts 42
3893 EG Zeewolde
Nederland
E secretaris@ttv-zeta.nl

Contactpersoon voor privacyzaken
Fred Mulder, secretaris TTV ZeTa